Sistema Cadastro com envio automático de e-mails

 

PLANO PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA PARA CONTROLE DE LEADS/CLIENTES

Sem uso de plataforma de terceiros para envio automático (dezenas, centenas, milhares) de e-mails personalizados

O que você precisa:

 Você precisa ter um site, com domínio próprio, por exemplo: masstec.com.br:

Dentro desse site você pode ter várias páginas, relativas à vários produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa.

Por exemplo, você pode ter uma página masstec.com.br/software/receitas/receitas.htm, onde você mostrará um sistema para fichas técnicas de receitas gastronômicas:

Assim, você pode enviar um e-mail com um link para essa página específica (que é considerada uma “landing page” ou seja, uma página de destino dentro do seu site, com um produto ou serviço específico).

Obs.: a página acima poderá também ser exibida se você digitar na barra de endereços do seu navegador masstec.com.br/receitas, desde que você programe seu código HTML ou em outra linguagem para ir para o endereço masstec.com.br/software/receitas/receitas.htm

Com Observações adicionais (Histórico de interações, etc) e Agenda

 

É onde você registrará seus leads e clientes (tanto Pessoa Jurídica como Pessoa Física).

Vamos citar aqui apenas as funções para envio automático de e-mails pelo sistema Cadastro. Além dessa importante função, há muitas outras, como emitir vários relatório (como por exemplo a lista de contatos por ordem alfabética), busca de dados, backup incluso no sistema, etc. Para se ter uma visão completa das funções desse sistema, veja em https://masstec.com.br/software/cadastro/cadasamm.htm

Um ponto importante em cada registro é a Classificação (exemplos: A: Autônomo, Profissional Liberal, P: Padaria).

Também o campo Status, onde são aceitos 4 caracteres, é importante: por exemplo uma empresa com Status FECH indica que está fechada, um lead que fez contato mostrando interesse em seu produto ou serviço pode ter INTE (de Interessado) no campo Status. Nesse caso, você poderá excluir da sua relação de destinatários de e-mail aqueles que tem o termo FECH no campo Status.

Os valores válidos para a Classificação (letras A até Z) e Status (qualquer conjunto de 4 caracteres) são definidos por você no programa Configurações/Preferências do sistema Cadastro.

Há ainda outros campos que determinarão quem receberá um e-mail: você poderá enviar e-mail de parabéns para os aniversariantes da semana (PF, com datas de aniversário de 10 à 16/02, por exemplo).

Outro exemplo: você pode enviar e-mails para Pessoa Física de uma determinada cidade. Suponhamos que você tenha uma loja num shopping e sabendo que no dia 10 de Agosto será feriado numa cidade próxima, poderá, alguns dias antes, enviar um e-mail promocional para clientes dessa cidade, para você aguardar mais movimento na sua loja nesse dia.

Quando você envia um e-mail no modo automático, opcionalmente você pode desejar que, também de modo automático, seja anotado no campo Observações adicionais de cada registro no cadastro, dados sobre o e-mail enviado. Por exemplo:

 05/08/2024  Enviado e-mail 'Novidades no sist.Cadastro de Receitas'

            de software@masstec.com.br [anotação automatica]

 Ainda você poderá desejar que o programa faça uma anotação de compromisso, no campo Agenda, dali a alguns dias; por exemplo: anotar para 7 dias após o envio do e-mail a seguinte mensagem:

“Telefonar p/ contato na empresa, s/ e-mail enviado” (obviamente que será para expor sobre as vantagens da nova versão do sistema Cadastro de Receitas, pois, antes de fazer contato telefônico você irá verificar o histórico do lead/cliente, no campo Observações adicionais. Dessa forma, será automaticamente feita a seguinte anotação na área Agenda:

 

12/08/2024    >>>Telefonar p/ contato na empresa, s/ o e-mail enviado

Obs.: O sinal >>> indica que a anotação foi feita de forma automática após o envio do e-mail.

 

O histórico, contido no campo Observações adicionais, é útil para você se inteirar das ações (comunicações, solicitações, vendas) havidas com lead/cliente, antes de você ou sua equipe fazer um novo contato telefônico, enviar um e-mail ou fazer uma visita.

 

Para preparação de arte a ser enviada por e-mail (Canva, Adobe Photoshop, Gimp, etc)

 

Você deve ter um programa para criar uma arte digital para enviar por e-mail. Ou você pode contratar um profissional para fazer suas postagens.

Se você for enviar e-mail para aniversariantes, uma única arte pode ser usada durante o ano todo, já que ninguém faz mais de um aniversário por ano.

Para promoções você deverá providenciar uma arte para cada evento promocional.

Por ocasiões festivas, como época de Natal por exemplo, você deverá providenciar uma arte externando votos de felizes festas, etc;

Em toda arte que você criar, deverá ser colocado o logotipo de sua empresa. Você pode anexar até 3 arquivos, contendo arquivos JPG, PNG e.PDF.

O envio através do programa Cadastro da Masstec dá-lhe a opção de você ainda personalizar o e-mail: antes da arte poderá aparecer o nome do destinatário (seja empresa ou pessoa), e ainda uma mensagem de algumas linhas.

 

Programa que colocará na Caixa de Saída os e-mails disparados pelo programa Envio Automático de E-mails, integrado ao sistema Cadastro (CRM). Exemplo: Thunderbird

 

É aconselhável ter um e-mail para ser usado exclusivamente para envio automático. Por exemplo: noreply@meusiteexemplo.com.br